Dane wymagane na fakturze w KSeF – co musi się znaleźć na dokumencie

Lekcja 6 z 14

1.Dane obowiązkowe na fakturze ustrukturyzowanej Faktura ustrukturyzowana w Ksef musi zawierać określony zestaw danych obowiązkowych. Bez nich faktura nie zostanie poprawnie przyjęta przez system. Do danych obowiązkowych należą między innymi: – oznaczenie „FAKTURA”, W systemie KSeF nie występuje pole tekstowe, w którym użytkownik wpisuje oznaczenie „FAKTURA”. Rodzaj dokumentu jest identyfikowany na podstawie kodów systemowych, np. poprzez parametr KodFormularza: VAT, który jednoznacznie określa typ formularza. Jednocześnie oznaczenie dokumentu jako „Faktura” jest wymagane na wizualizacji dokumentu (np. PDF), natomiast w pliku XML nie jest ono wpisywane ręcznie – jest generowane automatycznie przez system na podstawie wskazanego rodzaju formularza. – numer faktury w Twojej wewnętrznej numeracji, – data wystawienia i data sprzedaży, – dane sprzedawcy: nazwa, adres i NIP, – dane nabywcy: nazwa, adres i NIP, – nazwa towaru lub usługi, – ilość i jednostka miary, – cena jednostkowa netto, – wartość netto, – stawka i kwota VAT, – wartość brutto. Ważne: nawet w przypadku usług system wymaga podania ilości, na przykład „1 sztuka”. Brak któregokolwiek z tych elementów spowoduje odrzucenie faktury przez Ksef. 2. Dane opcjonalne i warunkowe – kiedy są wymagane Oprócz danych obowiązkowych, na fakturze mogą pojawić się dane opcjonalne, które stają się obowiązkowe w określonych przypadkach. Przykłady takich danych to: – mechanizm podzielonej płatności, – odwrotne obciążenie, – samofakturowanie, – inne oznaczenia wymagane przepisami VAT. Te pola należy uzupełnić tylko wtedy, gdy dana transakcja spełnia konkretne warunki określone w przepisach. Ksef nie sprawdza, czy dany mechanizm powinien zostać zastosowany. Odpowiedzialność za poprawność danych spoczywa na podatniku. 3. Dane fakultatywne – za co odpowiada podatnik Dane fakultatywne to informacje dodatkowe, które nie są wymagane przez przepisy, ale mogą być przydatne w relacji z kontrahentem. Do danych fakultatywnych należą m.in.: – uwagi dla klienta, – numer zamówienia, – osoba kontaktowa, – warunki dostawy, – inne informacje handlowe. Warto pamiętać, że Ksef: – KSeF nie weryfikuje merytorycznej poprawności tych danych (np. czy numer zamówienia faktycznie istnieje), natomiast sprawdza ich zgodność formalną, tj. format oraz długość, zgodnie z wymaganiami określonymi w schemie XML. – nie odpowiada za ich zgodność z przepisami. To podatnik ponosi pełną odpowiedzialność za to, co wpisuje w polach fakultatywnych.

Ukończ ten kurs i zdaj egzamin, aby zdobyć certyfikat poziomu. Jak działa certyfikacja

Program kursu

14 lekcji. Pełny, bezpłatny dostęp.